Como evitar bloqueios e descredenciamentos no Farmácia Popular

Apenas no ano de 2023, 226 farmácias foram descredenciadas do Programa Farmácia Popular, de acordo com dados levantados pelo próprio Ministério da Saúde. Diversos fatores podem gerar irregularidades nas dispensações dos medicamentos e correlatos, que se percebidas pelos órgãos responsáveis, podem levar a um bloqueio nas vendas e na pior da hipóteses, o descredenciamento do estabelecimento. 

Bloqueio e principais causas

O bloqueio é um momento em que as vendas dos medicamentos e outros produtos que fazem parte do elenco do Programa Farmácia Popular são impedidos de serem dispensados no momento da venda. Ele ocorre quando o Ministério da Saúde suspeita de algumas inconformidades nas vendas do estabelecimento e necessita de uma auditoria para entender o que está acontecendo.

O bloqueio serve como uma ferramenta que o governo utiliza para verificar se as vendas estão sendo feitas conforme as regras previstas pela portaria, ou se há evidências de irregularidades, sejam intencionais ou não.

Na maioria dos casos em que há o bloqueio nas vendas das farmácias credenciadas, o estabelecimento não recebe um aviso prévio informando sobre o ocorrido, apenas tem as suas vendas bloqueadas no DATASUS. Caso a farmácia ainda não tenha recebido o ofício de auditoria, é recomendado que a farmácia envie um email ao Ministério da Saúde informando que foi bloqueada e questionando o motivo.

Atualmente, o  Ministério da Saúde tem realizado cada vez mais auditorias solicitando documentações de vendas, algo que a alguns anos ocorria com menor frequência. 

As irregularidades mais comuns que podem levar ao bloqueio das vendas: 

• Denúncias contra o estabelecimento credenciado: Pode ter sido feita por qualquer pessoa, através dos canais disponibilizados pelo Ministério da Saúde, ao perceber alguma irregularidade;
• Concentração de CPF: Quando ocorre um número de vendas considerável para CPFs que estão fora do raio da unidade, (outro município ou estado), é considerado estranho pois dá a entender que estão havendo vendas utilizando dados de forma incorreta;
• Estoque x vendas: quando a farmácia compra os medicamentos para o estoque do estabelecimento, mas registra as vendas com outros códigos de barras, fazendo com que os números de medicamentos que saem não bata a quantidade que o estoque possui.

Por isso, é importante que o proprietário da farmácia tenha ferramentas que permitam que ele possa acompanhar de  perto o que acontece  no balcão do seu estabelecimento.

Ana Flávia Castro, advogada da Pacto Mais e especialista quando o assunto é o Programa Farmácia Popular, destaca como os estabelecimentos podem se prevenir de sofrer bloqueios e descredenciamentos. “É de total importância que os donos de farmácias credenciadas ao Programa Farmácia Popular busquem investir sempre na capacitação da equipe em se manterem atualizadas sobre o programa. Além disso, é essencial que contratem uma plataforma de inteligência artificial como o Sua Receita Digital, que auxilia no armazenamento correto de todas as vendas”. 

Principais regras que você precisa estar atento 

De acordo com a portaria que determina as regras do programa, o básico que você precisa saber para estar em conformidade e evitar bloqueios é:

• Manter a documentação dos pacientes devidamente arquivadas em meio físico e digital em ordem cronológica de dispensação, são elas: a receita médica, documento oficial com foto, CPF, cupom fiscal e cupom vinculado (o cupom que contém a assinatura do cliente). Nos casos em que a venda não é dispensada ao beneficiário, é necessário também que a documentação que comprove aquela venda seja arquivada corretamente. 
• Realizar auditorias preventivas frequentes, com o intuito de verificar possíveis irregularidades com antecedência; 
• Investir em treinamentos de qualidade para a equipe que está diariamente dispensando medicamentos nas farmácias;
• Manter o material de publicidade obrigatório do Programa Farmácia Popular atualizado e visível dentro e fora da farmácia (o material é desenvolvido e compartilhado pelo próprio Ministério da Saúde);
• Estar sempre atento às datas das receitas médicas;
• Verificar se todos os documentos necessários foram apresentados no balcão (receita médica, laudo ou atestado, além do  documento oficial com foto e CPF).

Descredenciamento 

O descredenciamento só acontece após o bloqueio, onde é dado início a uma auditoria e o estabelecimento fica suspenso de realizar vendas. Sendo assim, se o estabelecimento desejar se credenciar novamente, precisará aguardar dois anos e passar novamente por todo processo que leva a um credenciamento.

Fatores que podem levar ao descredenciamento:

Existem diversas ações que podem levar ao descredenciamento de um estabelecimento, os mais comuns são:

• Ausência da documentação solicitada durante o ato da dispensação e que deve ser arquivada em ordem cronológica durante o período exigido, (a receita médica, documento oficial com foto, CPF, cupom fiscal e o cupom vinculado);
• Ocorrência de uma auditoria mais profunda, realizada durante o bloqueio e que foi constatada a presença de problemas graves, com a análise de notas fiscais e documentos da empresa.

O que diz a portaria do programa

A Portaria de Consolidação N° 5/17 é o documento que regula o programa Farmácia Popular e é válido em todo o território nacional. 

As farmácias que são credenciadas ao programa precisam estar atentas,  pois nela estão contidas as informações mais importantes a respeito dos direitos e deveres que as farmácias precisam cumprir, como dispensar os medicamentos mediante apresentação  da documentação e a forma que essa mesma documentação precisa ser arquivada. 

O não cumprimento dessas regras pode gerar o bloqueio nas vendas e até o descredenciamento do estabelecimento . 

É preciso que todos os funcionários estejam devidamente capacitados e atentos para conseguir identificar possíveis problemas na hora de dispensar o medicamento. Além disso, investir em programas que tornem as dispensações mais seguras e rápidas é essencial. 

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